一、负责全院性长远规划，年度工作计划及总结报告、决定等重要文稿的起草工作，并负责审核以学院名义发出的文稿。组织制定全院性规章制度，草拟和发布通告、会议纪要等文件。

　　二、组织各单位各部门拟定工作计划、总结，并检查督促工作计划的执行。

　　三、负责全院性的大型会议和重要活动的组织协调工作。

　　四、负责督促检查上级交办事项及院长办公会等院级重要会议决议的执行。

　　五、负责全院信息的采集、整理、编印、上报工作。

　　六、负责全院综合档案管理工作及院内外行政文件及部门请示报告的批阅、转送、呈报、催办、立卷、归档、清退工作。

　　七、负责全院的综合统计工作。

　　八、负责有关院校、单位的联系及来宾接待工作。

　　九、负责处理来信来访工作。

　　十、负责校友会工作。

　　十一、负责行政印鉴、介绍信的管理和使用。

　　十二、负责全院的行政值班安排、检查工作。

　　十三、负责全院日常保密工作。

　　十四、负责对学院小车管理、调用和保养等工作。

　　十五、负责学院收、送礼品等事宜。

　　十六、完成院领导交办的其它工作。

一、总则

　　（一）为了加强公文管理，使公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文质量和办公效率，根据国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》，并结合本院实际，制定本办法。

　　（二）学院的公文是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布院党委、行政的决定、决议，公布学院规章制度、请示和答复问题、指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。学院各部门特别是综合职能部门必须认真做好公文处理，更好地为学院工作服务。

　　（三）办公室负责日常的公文处理工作，各部门、各单位也应有人兼管公文处理和管理工作。

　　（四）公文处理工作要做到迅速、准确、及时。行文要言简意明，规范，操作性强，并充分利用现代化办公手段，努力提高公文处理的效率和质量。

二、公文主要种类

　　（一）决定：对重要事项或重大行动做出安排用“决定”。

　　（二）通知：转发上级机关、国家机关和不相隶属机关的公文；批转下级部门和单位的公文；发布规章制度、工作计划、总结；传达要求下级部门和有关单位周知或共同执行的事项用“通知”。

　　（三）请示：向上级机关请求指示、批示用“请示”。

　　（四）报告：向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级机关的询问用“报告”。

　　（五）通报：表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况用“通报”。

　　（六）批复：答复下级部门或单位的请示事项用“批复”。

　　（七）函：不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题等用“函”。

　　（八）会议纪要：记载或传达会议情况和议定事项用“会议纪要”。

三、公文格式

　　公文格式一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、单位印章、发文时间、抄报和抄送单位、附注、主题词等部分组成。

　　（一）公文标题：公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文机关，并准确标明公文种类。标题中，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

　　（二）发文字号：发文字号应包括机关代字、年份、顺序号。几个部门联合发文，只标明主办部门发文号。院内各部门、各单位行文也要按照规范编制发文号。

　　（三）秘密等级：院内文件一般不分“秘密”等级，需要分等级的在文件首页左上角注明。

　　（四）主送机关：指收受、办理文件的单位。请示一般只一个主送机关，如需同时送其它机关，可用并报或抄送形式。

　　（五）正文是公文的主体部份，用来表达公文的内容。

　　（六）附件标题置于公文之后，发文机关名称之前。

　　（七）成文日期，以领导签发日期为准；明传电报、传真等以发出日期为准。

　　（八）公文应当加盖印章。用印要上不压正文，下要骑年盖月。

　　（九）主题词。上报公文应标注主题词，主题词由反映公文主要内容的规范化名词或词组组成，一般不超过五个词组。主题词标在发文时间后，抄送（抄报）上方，顶格写。

　　（十）公文书写从左到右横排，左侧装订。文件标题用2号宋体，正文一律用3号宋体。

四、行文规则

　　（一）学院可对内、对外行文。学院公文主要用于部署全院性工作，发布学院党委行政规章、规定、决定和向上级领导部门的报告、请示以及必须以学院党政名义行文办理的重要事项。党办、院办公文是学院公文的补充，主要用于传达学院某一方面工作的决定、通知，转发职能部门的文件，以及党办、院办公室职责范围内的事项。凡以学院党政名义对外、对下的公文，分别由党办、院办公室编号登记。

　　（二）院内有关处（室）职权范围内的事宜，需以学院名义对上对下的公文，应由本处（室）或主管处（室）联合有关处（室）拟文，经本处室分别与党办、院办核稿后，再交主管领导签发。

　　（三）一般情况下，下级机关不得越级请示问题，因特殊情况必须越级行文时，应抄报被越级机关。

　　（四）部门处室之间对有关问题未商议一致时，不得向下行文。

　　（五）请示的公文，应“一事一议”，避免“一文数事”或在报告中夹带“请示”内容。除领导直接交办的事项外，请示不要直接报送领导个人。

五、公文办理

　　（一）草拟公文

　　1、公文应符合党和国家的方针、政策、法律和有关规定，体现领导的授意。

　　2、情况要真实，观点要明确，文字要精练，条理要清晰，层次要分明，书写要工整，标点符号要正确，用语要恰当。使用简称时，要先用全称，并注明简称。

　　3、公文中使用人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文号。

　　4、公文结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“Ⅰ”，第四层为“（Ⅰ）”。

　　5、公文必须使用国家法定计量单位。

　　6、公文中的数字，除成文时间、结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字等必须使用汉字外，一般都应当使用阿拉伯数字。

　　7、草拟、修改公文要使用钢笔或毛笔。学院发文要使用统一印制的“湖北生物科技职业学院发文稿纸”，按规定格式书写清楚。

　　（二）审核和签发

　　1、审核。各职能处室以学院名义起草的公文由职能处室负责人与党办或院办审核，并分别在发文稿“核稿”一栏签字。党办、院办对各部门送核的文稿应填写收文时间，并根据急缓程度规定审核期限。一般公文在送交当天审核完毕；复杂文件最长不超过2天；特急件立即办理。急缓程度由各部门负责人标注并加以说明。

　　2、签发。凡以学院党委或行政名义发出的公文，经公文主办单位与党办或院办审核后，由主管领导签发。

　　（三）打印校对

　　1、打印。各职能处室以学院名义起草的公文及自己形成的文件，原则上由本部门负责打印和校对，并将文稿和软盘一并交党办或院办。

　　2、校对。各职能处室以学院名义起草的公文及自己形成的文件由各职能处室负责校对，校对完毕确认无误后，由校对人和所在部门领导在发文稿纸上“校对”一栏分别签字。校对人姓名要打印在文件落款的右下方。

　　3、党办、院办要严格执行发文登记制度。

　　（四）印制和发送

　　公文要按规定文头印制，以学院或院党委名义上报、下发的文件用“湖北生物科技职业学院文件”或“中共湖北生物科技职业学院委员会文件”文头纸，分上行文和下行文两种。

　　1、印制时限，一般文件不超过5天，急件不超过2天，特急件随时办理。

　　2、公文审读制度。凡以学院党委名义上报下发的文件，以及各职能处室名义起草的公文在印制前，党办、院办再进行一次审读，经确认无问题后再上报下发。

　　3、发送：以院党委或学院名义上报下发的公文，分别由党办或院办负责发送。发送时限：一般文件不超过2天，急件不超过1天，特急件随时办理。向市外发送的文件，原则上以邮件形式发送。

六、外来文处理

　　（一）外来文处理一般包括签收、登记、传阅、催办、销毁等环节。

　　1、签收：对来文进行清点、查对，除领导亲收外，一般由主任拆封，其他人员不得拆阅。来文分三类情况处理，（1）上级主管部门或上级政府部门文件，分别由两办主任签注拟定意见登记后传阅，（如领导有批示和要求的，应交有关部门办理后再行传阅）。（2）上级主管或上级其它党政部门通知及事务性来文，由两办主任签注拟办意见后转送有关院领导阅览。（3）单位之间信件往来由两办主任直接处理。

　　2、登记：须将公文标题、密级、收文（或发文）号、缓急程度、单位、件数、收发时间逐项登记清楚，以便查询。

　　3、传阅：两办主任拟办意见，分别按书记、院长、分管领导，其它领导的顺序传阅。文件在每位领导手中滞留时限为：一般件2天，急件1天，特急件随送随时阅批。

　　4、催办：按文件传阅时限要求及院领导阅批意见，两办要及时督办。

　　5、归档销毁：见第七条要求。

　　（二）未经文件制发单位同意，文件的阅读和传达范围不得自行扩大，也不得自行翻印、复制。

　　（三）各部门、各单位均应配备兼职文件管理人员，对上级各类来文，按照要求和规定及时处理，建立健全文件签收、登记、使用、保管等制度，防止文件的流失或失密。

七、公文立卷、归档和销毁

　　（一）根据《档案法》的有关规定，将学院及各部门形成的公文定稿、正本、和有关材料整理立卷。公文立卷根据新分类法分类整理，保证公文齐全、完整、便于保管、查找和利用。对具有查考价值的外来文由机要室负责提出意见，经两办主任审核后立卷归档。

　　（二）处（室）立好的案卷，按有关规定，定期向档案部门移交，部门和个人不得保存应归档的公文。

　　（三）由学院机要室进行清理，对有密级的公文进行登记造册，没有存档价值和存查必要的公文，经学院主管领导批准签字后，按照有关规定由学院统一送指定地点销毁。

第一章总则

第一条　为了提高学院档案管理水平，加强档案的收集、整理和管理工作，有效地保护和利用档案，更好地为教学、科研、党政、后勤管理等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《湖北省档案管理条例》和《普通高等学校档案管理办法》，结合学院实际，特制定本条例。

第二条　本办法所指的档案，是指本院（包括各职能部门）从事教学、科研、党政、后勤以及其他各项活动中直接形成的对学院和社会有保存价值的各种文件、图表、声像等形式的历史记录。

第三条　档案工作是学院工作的重要组成部分；是学院建设与发展的重要基础工作之一；是维护学院历史真实面貌的一项事业。各级领导都应加强对档案工作的领导，把档案工作纳入学院整体发展规划，纳入管理体制，纳入教学、科研和管理人员的职责范围。

第四条　学院档案是学院各项工作的真实记录，是工作依据和历史凭证，必须实行统一领导，集中统一管理的原则，以维护档案完整与安全，有利于档案的开发和利用。

第二章组织机构与职责

第五条　学院档案工作接受上级有关业务部门领导、指导和监督检查。

第六条　院办公室下设院综合档案室，学院一名院领导分管档案工作。各系处必须有一位负责人分管本部门的档案工作，并根据实际情况配备兼职档案人员，负责本部门档案的收集、整理和移交归档工作。

第七条　分管档案工作的院长的职责

（一）分管档案工作的院长应把档案工作纳入学院整体发展规划，并列入议事日程；

（二）贯彻执行国家关于档案工作的政策、法规，对学院档案工作提出领导、指导性意见；

（三）审批关于档案工作的报告和规章制度；

（四）听取关于档案工作的合理建议，及时解决档案工作中存在的问题和困难，逐步改善档案工作条件，使档案工作与学院各项工作协调发展。

第八条　分管档案工作的院办主任的职责

（一）领导院综合档案室的工作，做好分管档案工作院长的助手；

（二）审核院综合档案室的工作计划和规章制度；

（三）审批综合档案室的经费开支；

（四）听取综合档案室的工作汇报，解决档案工作中存在的问题。

第九条　分管档案的处、系领导的职责

（一）将本部门的档案纳入工作议程，具体领导、布置本部门档案的整理、立卷及移交归档工作；

（二）积极支持、配合院档案部门工作；

（三）听取本部门兼职档案人员的工作汇报，帮助他们解决工作中的困难；

（四）定期检查本部门的档案工作。

第十条　院综合档案室负责人的职责

（一）具体主持院综合档案室的全面工作，负责档案工作的业务建设；

（二）掌握学院各部门档案的管理情况，定期组织检查评比，总结交流经验；

（三）计划安排院综合档案室的工作，拟写工作总结，对工作中的问题及时向院办主任汇报；

（四）负责组织专兼职档案人员的业务学习和培训；

（五）负责组织制定档案工作各项规章制度，并督促执行。

第十一条　专职档案人员的职责

（一）保守党和国家机密、认真学习、宣传和贯彻执行国家关于档案工作的法规和方针政策；

（二）认真做好档案的收集、整理、保管、鉴定等工作；

（三）编制案卷目录等检索工具，积极开展档案利用工作；

（四）刻苦钻研业务，不断更新专业知识，以适应档案现代化管理的需要。

第十二条　兼职档案人员的职责

（一）根据学院有关规定，按时并保质保量地完成本部门档案的收集、整理、立卷归档工作；

（二）主动接受院综合档案室的业务监督和检查，按规定的要求向综合档案室移交档案；

（三）积极参加档案业务培训，认真学习档案工作基本知识，掌握档案工作基本方法，不断提高业务素质；

（四）注意文件材料的安全和保密。

第三章档案的收集

第十三条　根据《高等学校档案实体分类法》的规定和我院具体情况，我院按（一）党群，（二）行政，（三）教学，（四）科研，（五）基建，（六）设备，（七）出版，（八）外事，（九）财会，（十）声像等十大类进行归档，以上十大类归档范围包括纸质、照片、底片、磁盘、光盘、录音带、录像带、实物等各种形式和载体的文件材料。

第十四条　各系、处（职能部门）或个人在其从事教学、科研、党政、后勤管理等活动中直接形成的、对学院和社会有保存价值的各种载体形式的文件材料，必须按照规定要求，将该归档的文件材料收集齐全，整理立卷后向学院综合档案室移交，任何部门和个人都不得以使用方便为由私自保存和留为己用拒绝归档。

第四章档案的管理

第十五条　综合档案室对移交来的各门类档案按有关规定及时进行分类编目检索，对零散收集的档案资料，要妥善保管并按年度及时整理立卷以免造成丢失、损毁。

第十六条　建立档案统计制度，对档案的收进、移出、利用情况进行统计，并按规定向上级业务部门报送档案工作情况统计表。

第十七条　档案分永久、长期、短期三种保管期限，归档案卷都要划分保管期限。

第十八条　对保管期限已满的档案要重新鉴定来决定存毁，已失去保存价值的档案，在征得有关部门同意并登记造册，报主管领导签字后方可销毁，销毁档案时必须有两人监督，并在销毁清册上签名。

第十九条　凡属保密档案（如党委、办公会议记录）应专人保管，并严格执行档案借阅制度。保密档案原则上不借阅（只存档），确因工作需要必须查阅的保密档案，必须经学院领导签字同意、并限制在阅档室内只查阅须查阅的有关部分。保密档案严禁借出，对必须借出的档案，按规定在办妥有关的手续后，要严格控制借出的时间。

第二十条　档案室应有专人负责，档案工作人员要定期检查档案的保管状况，做到七防（防火、防盗、防高温、防潮、防虫、防尘、防光），对破损或变质的档案，要及时修复或复制，遇到特殊情况，及时报告、及时处理。

第二十一条　按有关规定，档案办公室、阅文室、档案室要三分开，档案室为机要重地，非本室工作人员不得入内。

第五章档案的利用

第二十二条　学院保存的档案，目前主要为本院教学、科研、管理等各项工作服务。除少数（保密）档案有规定的外，均可查借阅。

第二十三条　综合档案室应制定档案借阅、复印制度，提供检索工具，为利用者提供方便。

第二十四条　凡有合法证明的单位和个人，在说明利用档案目的和范围后，均可查阅，并可以摘录和复制。

第二十五条　对借出的档案，档案部门要定期催还，发现损坏或丢失，应及时查清原因写出书面报告，根据不同情况，按规定严肃处理。

第六章奖励与处罚

第二十六条　学院应将考核、奖惩制度纳入有关档案人员的职责范围。

第二十七条　学院及有关部门对有下列事迹之一的，应当给予奖励。

（一）对档案的收集、整理、立卷、归档、提供利用和利用档案做出显著成绩的；

（二）对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；

（三）将重要或珍贵档案捐赠给学院的；

（四）同违反档案法律、法规作斗争，表现突出的。

第二十八条　有下列行为之一的，由档案部门责令限期改正；情节严重的，报院领导批准，对直接责任人员或主管责任人员给予行政处分；造成损失的，责令赔偿。

（一）将职务活动中形成的应当归档的文件、材料据为己有，拒绝交档案部门归档的；

（二）损毁、丢失学院档案的；

（三）档案工作人员玩忽职守，造成档案丢失损坏的；

（四）未经批准，擅自提供、抄录、公布、销毁学院档案的；

（五）泄露应当保密的档案内容的；

（六）涂改、伪造档案的。

第七章附则

第二十九条　本条例由院办负责解释。

第三十条　本条例自公布之日起施行。